HVORDAN BEHANDLES PERSONOPPLYSNINGER I KOLSÅSEN BORETTSLAG?

I forbindelse med drift av borettslaget behandler styret personopplysninger om eiere, andre
beboere, ansatte hos samarbeidspartnere og lignende. Nedenfor finner du informasjon om
rutiner for behandling av personopplysninger i borettslaget, herunder hvilke
personopplysninger som samles inn, hvorfor borettslaget gjør dette og de registrertes
rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn?
Personopplysninger om eierne og andre brukere av boligen:
Opplysningene som behandles er navn, adresse, epost, telefonnummer, personopplysninger
som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse.
Behandlingen skjer både fordi den er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse
(borettslagsloven), samt for å ivareta borettslagets interesse av forsvarlig drift av borettslaget.
Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at
personvernhensyn ikke overstiger denne berettigede interessen.

Personopplysninger om ansatte hos samarbeidspartnere:
Opplysninger som behandles er navn, epostadresse og evt. annen kontaktinformasjon.
Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining.
Behandlingen er nødvendig for drift av borettslaget. Sammenholdt med arten personopplysninger
som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger
denne berettigede interessen.

Personopplysninger knyttet til epostkommunikasjon med andre:
Navn, epostadresse, samt eventuelle personopplysninger som fremgår av eposten.
Behandlingen skjer på grunnlag av en interesseavveining. Behandlingen er nødvendig i
forbindelse med den daglige driften av borettslaget. Sammenholdt med arten
personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger
denne interessen.

Utlevering av personopplysninger til andre.
Borettslaget gir ikke personopplysningene videre til andre med mindre det foreligger et lovlig
grunnlag for slik utlevering, eller avtale med den enkelte beboer er innhentet.

Lagringstid.
Borettslaget lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål
personopplysningene ble samlet inn for.
I henhold til borettslagsloven skal det føres generalforsamlingsprotokoll og protokoll over
styresaker. Personopplysninger som fremkommer her slettes ikke.

Tilgang og sikring av opplysningene.
Boligselskapet skal sørge for forsvarlig oppbevaring av personopplysninger slik at ikke
uvedkommende har tilgang til dem. PC, mobiltelefon og andre plattformer hvor det lagres
informasjon har passordbeskyttet tilgang. All korrespondanse, avtaler og andre dokumenter
skal arkiveres forsvarlig.

Rettigheter for de registrerte.
Personene boligselskapet har registrert opplysninger om kan i utgangspunktet ha rett til å
kreve innsyn, retting og sletting av opplysningene, men det kan være unntak for dette. Mer
informasjon om rettigheter finnes på www.datatilsynet.no.